Vai trò và tầm quan trọng của công nghệ thông tin và truyền thông trong quản trị trường tiểu học

Kế hoạch phát triển nhà trường là văn bản thể hiện sứ mạng, tầm nhìn và chiến lược phát triển nhà trường đối với các nội dung trong QTNT, đó có thể là kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Kế hoạch này giúp nhà trường hoạch định được mục đích, mục tiêu phát triển, cách thức, các giải pháp và nguồn lực hỗ trợ thực hiện. Lập kế hoạch và ra quyết định trong QTNT là một trong những quy trình thực hiện chức năng quản lí, đó là một công việc phức tạp, khó khăn nhưng lại có ý nghĩa tiên quyết, mang tính định hướng đối với người quản lí. Để có kế hoạch phát triển phù hợp, người quản lí cần thu thập các nguồn thông tin, dữ liệu để có thể xây dựng kế hoạch và quyết định hiệu quả:

Để thực hiện các bước trong xây dựng kế hoạch phát triển nhà trường một cách khoa học, có tính khả thi, việc ứng dụng CNTT & TT là vô cùng cần thiết, bởi:

– CNTT & TT hỗ trợ nhà trường đưa ra các dự báo trong tương lai về các thay đổi của bối cảnh bên trong và bên ngoài nhà trường để đưa ra các quyết định phù hợp.

– CNTT & TT hỗ trợ nhà trường thực hiện phân tích hiện trạng của nhà trường về điểm mạnh, điểm yếu, thời cơ, thách thức một cách nhanh chóng thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu được lưu trữ một cách khoa học về: quy mô, chất lượng giáo viên; quy mô, chất lượng học sinh, nguồn tài chính, cơ sở vật chất, thiết bị, phương tiện dạy học.

– Thông qua ứng dụng CNTT & TT, nhà quản lí có thể dễ tham khảo, lấy ý kiến của các bên liên quan trong nhà trường về dự thảo kế hoạch trước khi được phê duyệt, ban hành. Điều này giúp tạo sự đồng thuận, đảm bảo cơ chế dân chủ trong nhà trường.

– CNTT & TT tạo điều kiện để phổ biến, triển khai kế hoạch đến cán bộ, giáo viên, nhân viên và có thể là học sinh, phụ huynh về chiến lược phát triển nhà trường.

Ứng dụng CNTT & TT vào trong hoạt động dạy học, giáo dục được xem là một yêu cầu bắt buộc đối với các trường. Việc ứng dụng CNTT & TT vào dạy học, giáo dục giúp đổi mới cả về hình thức và phương pháp tổ chức dạy học, giáo dục. Cụ thể, việc chuyển từ dạy học tập trung trên lớp sang dạy học trực tuyến, sử dụng các phương pháp mang tính truyền thống sang quan điểm lấy người học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực chủ động, sáng tạo trong học tập của người học nhờ sự hỗ trợ đặc biệt của CNTT. Qua đó, người học có thể tiếp cận tri thức mọi nơi, mọi lúc, chủ động trong việc học tập và ứng dụng kiến thức vào thực tiễn; giáo viên phát huy được khả năng tư duy sáng tạo, tăng cường đổi mới phương pháp dạy học, đầu tư bài giảng một cách bài bản, hiệu quả. Ứng dụng CNTT & TT trong dạy học được thực hiện ở các nội dung như:

– Ứng dụng CNTT & TT hỗ trợ đổi mới nội dung, phương pháp dạy, học, thi và kiểm tra đánh giá trong các môn học, hoạt động giáo dục; triển khai phương thức dạy học trực tuyến (tăng cường đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất, đường truyền Internet, phần mềm, học liệu và tập huấn giáo viên, học sinh áp dụng dạy học trực tuyến hiệu quả); triển khai các giải pháp ứng dụng CNTT trong kiểm tra, đánh giá (xây dựng ngân hàng câu hỏi, phần mềm khảo thí và các điều kiện triển khai).

– Giúp nhà trường xây dựng học liệu dạy học trực tuyến, xây dựng bài giảng e-learning, ngân hàng câu hỏi trực tuyến, tư liệu 3D, thí nghiệm ảo, phần mềm mô phỏng, sách điện tử tương tác,… đóng góp vào kho bài giảng e-Learning, ngân hàng câu hỏi trắc nghiệm trực tuyến, kho học liệu số.

– Một số ứng dụng được sử dụng trong quản lí hoạt động giảng dạy, giáo dục như: Xây dựng kế hoạch dạy học, thời khóa biểu; Quản lí hoạt động thực hiện hoạt động giảng dạy; bài giảng điện tử; Mô phỏng, phần mềm thí nghiệm ảo; Học tập trực tuyến; Xây dựng kho tài liệu, giáo án, bài giảng, học liệu điện tử; Các ứng dụng hỗ trợ dạy – học và kiểm tra, đánh giá khác.

Ví dụ minh họa sau cho thấy việc ứng dụng CNTT & TT vào trong quản lí hoạt động dạy học, giáo dục giúp hoạt động quản trị nhà trường được tiến hành thuận lợi hơn.

Trong quan điểm chỉ đạo phát triển giáo dục, đào tạo của Đảng, Nhà nước và ngành giáo dục đều rất coi trọng vai trò, vị trí của đội ngũ giáo viên bởi họ chính là người quyết định trực tiếp chất lượng của giáo dục. Vì vậy, việc xây dựng, phát triển đội ngũ giáo viên được coi là một trong những giải pháp cốt lõi trong chính sách đầu tư và phát triển giáo dục. Theo quan điểm quản trị nhân sự thì quy trình quản trị được thực hiện theo các bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu nhân sự;

Bước 2: Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc;

Bước 3: Quảng cáo/ Tuyển dụng nhân sự;

Bước 4: Sắp xếp, bố trí nhân sự;

Bước 5: Sử dụng, bồi dưỡng nhân sự và hướng dẫn sự thích nghi;

Bước 6: Đánh giá kết quả công tác/ Khen thưởng/ Thăng tiến (Trần Khánh Đức, 2019).

Sáu bước trên cũng chính là những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trong trường học. Vì vậy, việc ứng dụng CNTT & TT trong QTNT cũng thực hiên theo quy trình và các yêu cầu trên.

Thông qua việc ứng dụng CNTT & TT trong quản lí nhân sự, toàn bộ thông tin cán bộ quản lí, giáo viên, nhân viên trong nhà trường được lưu trữ khá đầy đủ trên máy tính và có thể tra cứu sử dụng khi cần thiết một cách nhanh chóng, chính xác, gồm: thông tin cá nhân, quan hệ gia đình; chức vụ, đơn vị công tác; quá trình công tác; diễn biến đào tạo, tiền lương; danh hiệu khen thưởng, kỷ luật; đánh giá, xếp loại công chức hàng năm, sở trường, tình trạng sức khỏe… Nhiều công việc thủ công, mất nhiều thời gian, nay đã thao tác, khai thác trực tiếp trên hệ thống phần mềm như:

– Việc lập và quản lí các danh mục về tổ chức bộ máy, chức vụ lãnh đạo quản lí; danh mục bảng lương, phụ cấp lương…

– Việc tổng hợp, xây dựng các báo cáo thống kê theo quy định của Bộ GD&ĐT, Sở/Phòng GD&ĐT; việc tổng hợp, phân tích số liệu nguồn nhân lực trong toàn trường hoặc của từng đơn vị phòng ban cụ thể.

– Hỗ trợ thực hiện một số quy trình nghiệp vụ, gồm: cập nhật hồ sơ cán bộ, nâng lương thường xuyên, luân chuyển nội bộ, đào tạo, bồi dưỡng…

– Hỗ trợ từng nhân sự thông tin, hướng đến sự chủ động, khuyến khích phát triển. Thông qua phân quyền truy cập, từng nhân sự có thể khai thác trên phần mềm các thông tin phục vụ công việc, theo dõi các thông tin cá nhân: tiền lương, đào tạo, khen thưởng, đánh giá… một cách liên tục, đầy đủ và chủ động khai thác thông tin phù hợp, hệ thống.

– Cập nhật và lưu giữ các thông tin của cán bộ, giáo viên như thông tin về chấp hành nội quy cơ quan, quy chế văn hóa công sở… và những thông tin khác cần thiết theo định hướng nội dung quản trị.

Nói cách khác, việc ứng dụng CNTT & TT trong quản trị nhân sự sẽ giúp hoạt động quản lí thông tin cá nhân, tập thể được tiến hành một cách khoa học, hiệu quả hơn.

Có thể theo dõi trường hợp minh họa sau đây để thấy vai trò của CNTT & TT trong việc quản trị nhân sự trong nhà trường.

Quản lí tổ chức, hành chính được xem là nhiệm vụ trọng tâm, khâu đột phá trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lí nhà trường. Để công tác này thực hiện một cách liên tục, thống nhất, đồng bộ và cung cấp đủ thông tin kết quả phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lí thì một trong những nhiệm vụ cải cách hành chính trong giáo dục là tăng cường ứng dụng CNTT & TT trong hoạt động này. Cụ thể, tác động của ứng dụng CNTT & TT đến quản lí tổ chức, hành chính trong giáo dục như sau:

– Hỗ trợ thực hiện công tác chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát hoạt động của nhà trường. Mức độ thực hiện các văn bản, chỉ đạo điều hành của các đơn vị nhanh chóng và hiệu quả hơn khi ứng dụng CNTT & TT.

– Xây dựng thể chế, chính sách và tổ chức thực hiện thuận tiện hơn: Tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Bộ/Sở/Phòng GD&ĐT đối với các nhiệm vụ trong trường; Ban hành văn bản quy chế, quy định, đảm bảo đồng bộ, khả thi; ban hành kịp thời các văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành các luật, pháp lệnh, nghị quyết trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, hoạt động cụ thể của nhà trường.

– Góp phần cải cách hành chính trong giáo dục: Đơn giản hóa, cắt giảm thủ tục hành chính; công khai, minh bạch mọi thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị, giáo viên; thực hiện và giám sát, kịp thời tháo gỡ những điểm nghẽn khi ứng dụng CNTT hiệu quả. Tăng cường kiểm tra việc thực hiện thủ tục hành chính và kiến nghị sửa đổi các quy định về thủ tục không còn phù hợp gây vướng mắc, khó khăn cho tổ chức và cá nhân; Thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính trong giáo dục như một minh chứng tích cực về ứng dụng CNTT.

Có thể nói, việc ứng dụng CNTT & TT giúp nhà trường quản lí văn bản toàn diện, quản lí tài liệu chuyên nghiệp, điều hành công việc toàn diện, phân công, xử lí công việc, xử lí văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc, gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, trưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết… Bên cạnh đó, việc ứng dụng CNTT & TT trong công tác văn thư là nhu cầu khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ và thể hiện tính khoa học, hiện đại trong giải quyết công việc của nhà trường.

Ứng dụng CNTT & TT trong quản lí tổ chức, hành chính thể hiện rõ ở nội dung:

– Triển khai sử dụng hệ thống thư điện tử, cổng thông tin điện tử, hệ thống website giáo dục và thực hiện công khai thông tin trên trang thông tin điện tử.

– Triển khai văn bản điện tử, hệ thống quản lí hành chính điện tử (e-office); giao dịch văn bản điện tử với Bộ/Sở/Phòng GD&ĐT.

– Các dịch vụ công trực tuyến, đặc biệt các dịch vụ phục vụ người học, giáo viên, nhân viên, cán bộ quản lí giáo dục và các tổ chức, cá nhân khác. Trong đó, tập trung triển khai dịch vụ phục vụ người học: Tra cứu thông tin và kết quả học tập, các dịch vụ liên quan đến xác nhận của CSGD, đóng học phí, dịch vụ liên quan đến thư viện; Các dịch vụ phục vụ giáo viên, nhân viên, CBQL: Lịch công tác, thời khóa biểu, thông tin hồ sơ cá nhân, đăng ký công tác, đăng ký nghỉ phép, dịch vụ liên quan xác nhận hồ sơ…

– Hệ thống thông tin báo cáo giáo dục: Dựa vào hệ thống phần mềm, việc thực hiện các báo cáo hàng năm, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình thực hiện các báo cáo.

– Hệ thống hội nghị trực tuyến: Ứng dụng phương thức họp trực tuyến để tổ chức họp, hội nghị, hội thảo qua mạng và tổ chức sinh hoạt chuyên môn nói chung và sinh hoạt chuyên môn thực hiện CTGD phổ thông 2018 nói riêng (đặc biệt đối với hình thức tổ chức sinh hoạt chuyên môn theo cụm trường, huyện hay tỉnh/TP); hệ thống hội nghị trực tuyến phục vụ kết nối giữa các sở GD&ĐT với Bộ GD&ĐT; khai thác sử dụng hiệu quả hệ thống họp qua mạng do Bộ GD&ĐT cung cấp miễn phí tại địa chỉ http://hop.moet.edu.vn

góp phần quản trị tổ chức, hành chính nhà trường tốt hơn.

Có thể theo dõi trường hợp minh họa sau đây để có thể thấy vai trò của CNTT & TT trong việc quản trị tổ chức, hành chính trong nhà trường.

Sử dụng CNTT đã tác động rõ đến quản trị tài chính trong nhà trường, cụ thể:

– Hỗ trợ tổ chức thực hiện việc xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch giáo dục, kế hoạch nâng cao năng lực nghề nghiệp của CBQL, GV dựa trên dữ liệu hệ thống, cụ thể được lưu trữ, đối sánh; hỗ trợ việc xây kế hoạch phát triển CSVC, thiết bị, công nghệ và điều kiện thực tế của nhà trường, của địa phương thực tiễn và khả thi;

– Điều chỉnh, bổ sung QCCTNB, nhất là những hoạt động phát sinh khi triển khai thực hiện CTGDPT 2018 và những vấn đề liên quan đến thu giá dịch vụ đối với HS học bán trú dựa trên các dữ liệu CNTT & TT cũng như các phân tích, đánh giá gợi mở;

– Quản lí thu – chi các nguồn trong và ngoài ngân sách theo đúng Luật Ngân sách nhà nước, đảm bảo nguyên tắc thiết thực, hiệu quả hướng đến nâng cao chất lượng giáo dục nhà trường dựa vào dữ liệu quản lí, ứng dụng các phần mềm CNTT, tiện ích khác;

– Thực hiện nghiêm túc, đúng các quy định về chế độ báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo những quy định hiện hành; Định kỳ tổ chức công tác kiểm tra tài chính nội bộ; làm tốt công tác kiểm toán theo quy định của pháp luật để khắc phục thiếu sót, sơ hở trong hoạt động QTTC hướng đến nâng cao chất lượng giáo dục nhà trường thông qua việc lưu trữ, khai thác, đối sánh, phân tích dữ liệu trên hệ thống CNTT & TT;

– Thực hiện công khai, minh bạch tài chính công khai, dân chủ, đúng quy định với sự hỗ trợ của CNTT & TT.

Có thể thấy, việc quản lí tài chính với một khối lượng công việc khổng lồ, đòi hỏi phải đảm bảo các nguyên tắc tập trung dân chủ, hiệu quả, đặc biệt là phải công khai, minh bạch để tạo điều kiện cho hoạt động giám sát, kiểm soát các quyết định về thu, chi trong quản lí tài chính, hạn chế những thất thoát và đảm bảo hiệu quả của những khoản thu-chi, hạn chế tiêu cực và rủi ro khi quyết định các khoản chi tiêu trong nhà trường, thì việc ứng dụng CNTT & TT được xem là công cụ giúp quản lí tài chính dễ dàng, hiệu quả. Có thể minh chứng một số vai trò của CNTT & TT trong quản lí tài chính:

– Giúp nhà trường quản lí được các nguồn thu-chi: các loại phí, lệ phí hiện hành các khoản thu gắn với hoạt động của trường; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật như tiền lãi từ tiền gửi ngân hàng, các khoản thu sản xuất, cung ứng dịch vụ, các nguồn huy động vốn hợp pháp từ tổ chức, cá nhân theo đúng quy định hiện hành.

– Hỗ trợ cán bộ quản lí trong việc lập kế hoạch tài chính và dự toán: Ứng dụng CNTT & TT giúp xác định việc thu chi trong trường: Thu những nguồn nào? Vào thời gian nào? Thời gian nào chi cái gì, chi bao nhiêu, nguồn kinh phí nào? Lập kế hoạch tài chính là cơ sở quan trọng để lập dự toán. Dự toán gồm các nội dung chính: tổng số thu; kinh phí ngân sách nhà nước cấp; tổng số chi; các khoản phải nộp ngân sách nhà nước.

– Tổ chức thực hiện hoạt động thu chi trong nhà trường đảm bảo đúng luật, công bằng, công khai, minh bạch;

– Dễ dàng thực hiện các hoạt động thanh quyết toán liên quan đến hoạt động giảng dạy, coi thi và tính lương, phụ cấp của cán bộ, công nhân viên nhà trường thông qua hệ thống phần mềm theo dõi, giám sát chặt chẽ, chính xác. Việc thanh toán nhanh chóng, tạo sự động viên, khích lệ cho đội ngũ công nhân viên nhà trường trong công tác.

– Dựa vào các phần mềm quản lí, việc kiểm tra tài chính được thực hiện theo các qui định về kế toán và tài chính được chấp hành nghiêm chỉnh, các số liệu tài liệu, chứng từ được lưu trữ chính xác, trung thực và có hệ thống. Cũng từ phần mềm quản lí tài chính, việc trích xuất, thực hiện các báo cáo, kê khai tài chính theo năm, tháng hoặc báo cáo thu-chi được thực hiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, nhân lực.

– Tiết kiệm nhân lực, thời gian lao động cho kế toán, thủ quỷ và góp phần hỗ trợ phụ huynh, học sinh thông qua tích hợp đóng học phí, lệ phí qua ngân hàng một cách nhanh chóng, tiện lợi để nâng cao sự hài lòng của phụ huynh, học sinh trong dịch vụ.

Có thể theo dõi trường hợp minh họa sau đây để có thể thấy vai trò của CNTT & TT trong việc quản trị tài chính trong nhà trường.

CSVC, phương tiện, thiết bị được xem là một trong các thành tố của hoạt động dạy học giáo dục. CSVC, thiết bị trong dạy học, giáo dục là yếu tố căn bản, tiền đề trong việc nâng cao chất lượng dạy học, điều kiện vật chất quan trọng cho việc đổi mới phương pháp dạy học, giáo dục, nâng cao chất lượng dạy và học của nhà trường, đảm bảo điều kiện để thực hiện các phương pháp dạy học tích cực.

TB&CN đảm bảo tính trực quan trọng quá trình dạy học, tạo điều kiện cho học sinh hình thành những năng lực và phẩm chất, đáp ứng yêu cầu cần đạt của CTGDPT 2018. Đây cũng là công cụ lao động của giáo viên, là phương tiện giúp học sinh chiếm lĩnh kiến thức, hình thành những kỹ năng cần thiết, bước đầu luyện tập thực hành, lao động và ứng dụng trong đời sống.

Theo quan điểm tiếp cận nội dung trong quản lí thì quản trị CSVC, thiết bị được thực hiện bao gồm các nội dung: (1) Mua sắm, bổ sung; (2) Khai thác, sử dụng; (3) Sửa chữa, bảo trì và (4) Thanh lí tài sản. Ứng dụng CNTT & TT trong quản lí CSVC, thiết bị cung cấp cho nhà trường một hệ thống quản lí các tài sản đến các đơn vị, phòng ban, phòng học, phòng thí nghiệm. Đặc biệt, cung cấp cho các cá nhân trong quá trình làm việc tại trường và thu hồi sau khi nghỉ việc hoặc nghỉ hưu, những vấn đề này làm sao để được đồng bộ giữa bộ phận quản lí nhân sự và đơn vị quản lí tài sản, thiết bị; quản lí và kiểm kê tài sản một cách hiệu quả, đơn giản theo quy định chung và hướng đến hiệu quả khai thác, sử dụng, bảo quản tài sản công. Việc ứng dụng CNTT & TT sẽ là một giải pháp giúp người CBQL xử lí được các nhiệm vụ đó, cụ thể:

Một là, ứng dụng CNTT & TT đóng vai trò quan trọng vào công tác quản lí của trường về cơ sở vật chất, thiết bị dạy học bởi thông qua cơ sở dữ liệu, người quản lí nắm được tổng thể và chi tiết về chủng loại, số lượng, hiện trạng sử dụng CSVC, phương tiện, thiết bị đầy đủ, kịp thời. Cơ sở dữ liệu là một kênh thông tin đắc lực giúp người quản lí đưa ra biện pháp quản lí, xử lí tài sản của trường một cách phù hợp, kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế chính sách và thực hiện công tác chỉ đạo, điều hành phù hợp với thực tiễn, qua đó nâng cao hiệu quả quản lí, sử dụng CSVC, thiết bị.

Hai là, ứng dụng CNTT & TT góp phần công khai, minh bạch công tác quản lí, sử dụng CSVC, phương tiện, thiết bị. Cơ sở dữ liệu về CSVC, phương tiện, thiết bị với hệ thống thông tin thống nhất từ các cấp trong nhà trường cho phép người quản lí bao quát tổng thể và chi tiết tài sản của các đơn vị cấp dưới, góp phần tích cực vào việc minh bạch thông tin khi ra các quyết định liên quan đến tài sản của nhà trường.

Ba là, cơ sở dữ liệu về CSVC, thiết bị của nhà trường cho phép quản lí, lưu trữ và cập nhật một cách kịp thời, từng bước đầy đủ thông tin về hiện trạng, biến động của các phương tiện, thiết bị. Trên cơ sở này, có thể đưa ra các quyết định tu sửa, bảo trì hay đầu tư mua sắm các phương tiện, thiết bị phục vụ công tác quản trị nhà trường.

Một số ứng dụng CNTT & TT khác trong quản lí CSVC, thiết bị có thể đề cập: Quy trình mua sắm (Đề xuất mua sắm của các đơn vị; Tổng hợp nhu cầu mua sắm; Duyệt mua và đặt hàng); Quản lí danh mục tài sản (Phân loại nhóm thiết bị, phương tiện; quản lí các nhà cung cấp thiết bị; vị trí các phòng ban, phòng học…); Quản lí kiểm kê (Kế hoạch kiểm kê; Kiểm kê phòng ban; Kiểm kê cá nhân); Bảo dưỡng, thanh lí tài sản (Bảo dưỡng đình kì; Phân bổ tài sản đến các đơn vị; Điều chuyển tài sản; Nhật ký sử dụng tài sản; Cập nhật thông tin kiểm kê)…, đều chịu sự tác động của ứng dụng CNTT & TT.

Có thể theo dõi trường hợp minh họa sau đây để có thể thấy vai trò của CNTT & TT trong việc quản trị cơ sở vật chất, thiết bị trong nhà trường.

Đảm bảo chất lượng giáo dục nhà trường nhằm xác định trường đạt mức độ đáp ứng mục tiêu giáo dục trong từng giai đoạn; lập kế hoạch cải tiến chất lượng, duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động của trường; thông báo công khai với các cơ quan quản lí nhà nước và xã hội về thực trạng chất lượng của trường; để cơ quan quản lí nhà nước đánh giá, công nhận hoặc không công nhận trường đạt kiểm định chất lượng giáo dục. Việc các trường đạt được công nhận đạt chuẩn quốc gia nhằm khuyến khích đầu tư và huy động các nguồn lực cho giáo dục, góp phần tạo điều kiện đảm bảo cho trường không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu quả giáo dục. Thực hiện kiểm định, tự đánh giá trong trường phổ thông được thực hiện theo các bước: Thành lập Hội đồng tự đánh giá; Lên kế hoạch; Thu thập, xử lí, phân tích minh chứng; Đánh giá mức đạt của từng tiêu chuẩn, tiêu chí; Viết báo cáo tự đánh giá; Công bố báo cáo và tiến hành các hoạt động cải tiến. Trong quy trình này, có thể thấy việc thu thập, phân tích, lưu trữ minh chứng và viết báo cáo đánh giá là hai nhiệm vụ chiếm rất nhiều thời gian, công sức của hội đồng tự đánh giá. Vì vậy, ứng dụng CNTT & TT sẽ giúp công việc được thuận tiện, dễ dàng hơn cho người quản lí. Thông qua ứng dụng CNTT & TT, có thể đề cập đến vai trò cụ thể:

– Với việc thu thập, xử lí, lưu trữ thông tin minh chứng: Quá trình triển khai công tác KĐCLGD đòi hỏi tập hợp, quản lí và khai thác có hiệu quả nguồn số liệu, thông tin và minh chứng đa dạng, phức tạp, đồng thời lưu trữ lâu dài. CNTT & TT triển khai số hóa minh chứng, phân loại thư mục minh chứng theo từng tiêu chuẩn, tiêu chí tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật, lưu trữ và đối chiếu thông tin để sử dụng, khai thác.

– Đối với sự phối hợp giữa các nhóm đánh giá: việc triển khai công tác KĐCLGD cần phải có sự tham gia, phối hợp của nhiều đơn vị, cá nhân trên cùng một cơ sở dữ liệu dùng chung. Với khối lượng công việc nhiều và phức tạp như vậy nên việc ứng dụng CNTT và quản lí hoạt động ứng dụng CNTT trong KĐCLGD nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, khai thác và chia sẻ nguồn số liệu, hồ sơ được số hóa là rất cần thiết.

– Với việc báo cáo tự đánh giá: Việc cập nhật báo cáo trên một cơ sở dữ liệu dùng chung, tạo điều kiện cho các thành viên, giáo viên trong trường dễ dàng truy cập, đánh giá, góp ý, điều chỉnh cho báo cáo tự đánh giá được hoàn thiện hơn. CNTT tạo điều kiện để lưu trữ, đối sánh và hoàn thiện báo cáo theo quy trình với các hồ sơ lưu vết cụ thể.

– Với hoạt động đánh giá ngoài: Đoàn đánh giá ngoài có thể dễ dàng truy cập vào phần mềm qua mạng Internet để nghiên cứu các hồ sơ, minh chứng đã được số hóa của trường, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm minh chứng bằng văn bản, giấy tờ, từ đó có thể dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động khảo sát thực tế, phỏng vấn các tập thể và cá nhân… trong quá trình đánh giá ngoài. Đặc biệt, trong bối cảnh dịch bệnh, CNTT & TT có thể hỗ trợ các phiên đánh giá bằng hình thức trực tuyến vẫn hiệu quả, thiết thực.

– Với việc khảo sát, lấy kiến của đối với hoạt động quản lí của nhà trường: Thông qua việc ứng dụng CNTT & TT, trường có thể thực hiện các khảo sát online với các hoạt động quản lí: quản lí dạy học, nhân sự, cơ sở vật chất, tài chính… nhanh chóng với giáo viên, học sinh, phụ huynh; từ đó cũng có thể dễ dàng phân tích, xử lí kết quả dựa trên dữ liệu để lấy căn cứ thực hiện các hoạt động cải tiến, đảm bảo chất lượng của trường.

Có thể theo dõi trường hợp minh họa sau đây để có thể thấy vai trò của CNTT & TT trong việc quản trị cơ sở vật chất, thiết bị trong nhà trường.

Quản trị thương hiệu được xem là vấn đề có ý nghĩa dài hạn đối với tất cả các trường học, trong bối cảnh cạnh tranh giáo dục ngày càng cao. Quản trị thương hiệu được Neil H. McElroy định nghĩa là: “việc ứng dụng các kỹ năng marketing cho một sản phẩm, một dòng sản phẩm hoặc một thương hiệu chuyên biệt, nhằm gia tăng giá trị cảm nhận về sản phẩm của người tiêu dùng và từ đó gia tăng tài sản thương hiệu, khả năng chuyển nhượng thương quyền” (Chu Thị Lan Hương, 2017). Thương hiệu của nhà trường là điểm nhấn quan trọng trong hoạt động truyền thông – marketing để thu hút người học, sự quan tâm của phụ huynh và đem lại nguồn tài chính cho trường. Mặt khác, từ góc nhìn của khách hàng, người học, nhà tuyển dụng và xã hội luôn quan tâm và tìm hiểu kỹ về hoạt động dạy học và giáo dục cũng như thương hiệu, chất lượng, uy tín của nhà trường để có thể đưa ra quyết định đúng đắn cho bản thân, cho việc học tập và các đầu tư giáo dục. Việc nhận diện thương hiệu của một trường không chỉ dựa vào hình ảnh hữu hình như: logo, khẩu hiệu, mà quan trọng hơn đó là chất lượng giáo dục, đào tạo (chất lượng đầu vào – quá trình đào tạo – chất lượng đầu ra), văn hóa nhà trường, trách nhiệm với cộng đồng tựu trung ở hình ảnh của trường. Ngày nay, để lan tỏa giá trị thương hiệu, hình ảnh của nhà trường đến với người học, xã hội thì việc ứng dụng CNTT & TT là một công cụ mang tính quyết định đến việc quản trị thương hiệu của nhà trường. Vai trò của CNTT & TT trong việc quản trị thương hiệu có thể phân tích dưới các khía cạnh:

– Khai thác tính năng, sức mạnh của CNTT & TT để xây dựng và giới thiệu hình ảnh, thương hiệu của nhà trường đến với các bên có liên quan; tiếp tục sử dụng CNTT & TT như công cụ và phương tiện để lan tỏa hình ảnh của nhà trường, phủ rộng độ nhận diện hình ảnh của trường với phụ huynh, học sinh và cộng đồng quan tâm.

– Thực hiện các khảo sát, đánh giá nhu cầu học tập để dự báo số lượng tuyển sinh đầu vào cũng như triển khai các thông báo tuyển sinh, các thông tin có liên quan đến việc lan tỏa các hoạt động của trường gắn với mục tiêu quảng bá hình ảnh. Cụ thể, trước đó, việc khảo sát trực tiếp với các khách thể, gửi bảng hỏi và chờ đợi với thời gian rất lâu để nhận hoặc thậm chí là không nhận được phản hồi có tính chất xây dựng, thì nay, việc thực hiện các khảo sát online được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả. Hoặc khi có thông báo tuyển sinh đã được ban hành, nhà trường có thể thiết kế thành các banner, video, công bố lên website, email, mạng xã hội để truyền thông các thông tin tuyển sinh đến người học, phụ huynh và những người có quan tâm để quảng bá, giới thiệu.

– Ứng dụng CNTT & TT còn thực thi việc xây dựng hình ảnh của trường khi mô tả chân dung và các hoạt động của trường như: dạy học, giáo dục, ngoại khóa, các điều kiện hỗ trợ dạy học, giáo dục như: đội ngũ, cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị,… thông qua website, fanpage của Trường được đầu tư và cập nhật liên tục. Với một bộ content marketing cơ bản: video, blog post, tài liệu thuyết trình, website… thì CNTT & TT là một cánh tay đắc lực để việc thiết kế trở nên nhanh chóng, hiệu ứng và sau đó, gửi đến người học, phụ huynh để gây ấn tượng, cảm xúc và tối ưu thời gian thực hiện, tiếp cận.

– Ứng dụng CNTT & TT trong việc quản trị thương hiệu nhà trường còn thể hiện ở việc định vị hình ảnh hiện tại, phác họa hình ảnh tương lai và ghi dấu ấn về thương hiệu của nhà trường thông qua chuỗi hành động xây dựng thương hiệu, củng cố và lan tỏa. Từng hình ảnh về trường, về đội ngũ giáo viên, học sinh và những thay đổi, lịch sử và thành tích của nhà trường và các tiêu điểm khác sẽ khắc sâu thương hiệu của nhà trường. Đây cũng là cơ sở giúp người dùng (học sinh, giáo viên, cán bộ quản lí, cơ quan quản lí giáo dục các cấp, phụ huynh học sinh, người dân và xã hội) giao tiếp với nhà trường, dần nhận diện thương hiệu nhà trường và góp phần lan tỏa tích cực bằng cách phương tiện khác nhau. CNTT & TT còn là kênh thông tin quan trọng trong việc truyền thông, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của nhà trường đối với xã hội bởi kênh giao tiếp này hiện đại, nhanh chóng và phù hợp với bối cảnh, có sức lan tỏa mạnh và sâu.

Minh họa ví dụ sau đây để có thể thấy vai trò của CNTT & TT trong việc quản trị thương hiệu, hình ảnh nhà trường.

Tóm lại, ứng dụng CNTT & TT trong QTNT vừa được xem là một công cụ hỗ trợ cho việc vận hành các chức năng, nội dung trong quản trị trường học và chính bản thân nó, CNTT & TT cũng là một nội dung quan trọng mà người CBQL phải thực hiện trong QTNT hiện đại. Việc ứng dụng CNTT & TT sẽ giúp người CBQL điều hành, QTNT một cách khoa học, hiệu quả, chặt chẽ, tiết kiệm thời gian, nhân lực và đích đến xa hơn là giúp đạt được mục tiêu của QTNT, cụ thể hơn là mục tiêu của hoạt động GD&ĐT.